Datganiad Preifatrwydd Undeb Bedyddwyr Cymru

Mae Undeb Bedyddwyr Cymru wedi ymrwymo i ddiogelu a pharchu eich preifatrwydd, ac mae’n ceisio cydymffurfio’n llawn â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a ddaeth i rym ar 25 Mai 2018. Credwn ei bod yn eithriadol o bwysig ein bod yn cadw unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennym yn ddiogel ac yn gyfrinachol. Agwedd allweddol ar y GDPR yw ei fod yn rhoi’r hawl i unigolion gael gwybod sut y bydd eu data personol yn cael eu casglu a’u defnyddio, ac mae’n ofynnol i ni bennu’r sail gyfreithlon dros brosesu data.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu data?

Rydym yn prosesu gwybodaeth, gan gynnwys unrhyw ddata personol sensitif (sy’n cynnwys cred/ymlyniad crefyddol unigolyn) ar y seiliau canlynol:

  • Rhwymedigaeth Gyfreithiol (e.e. prosesu gwybodaeth mewn perthynas â Diogelu)
  • Contract (e.e. trydydd parti sy’n darparu gwasanaeth i Undeb Bedyddwyr Cymru (Yr Undeb))
  • Llog Cyfreithlon (achredu Gweinidogion)
  • Cydsyniad (e.e. pan fyddwn yn cyhoeddi gwybodaeth amdanoch): byddwn yn sicrhau eich cydsyniad ysgrifenedig mewn modd eglur, yn ei gofnodi’n briodol ac yn ei ddiweddaru yn ôl yr angen. (Y mater allweddol o ran y GDPR a data sensitif yw bod y cydsyniad yn benodol, a bod unigolion yn glir o ran yr hyn y gofynnir am gydsyniad yn ei gylch ac yn rhydd i ddewis ei roi ai peidio. Gellir hefyd roi cydsyniad ar lafar, ac mewn achosion o’r fath, bydd yr Undeb yn nodi hyn ac yn darparu’r wybodaeth.

Felly, pwrpas y datganiad hwn yw dweud wrthych:

  1. Pa wybodaeth yr ydym yn ei chasglu amdanoch
  2. Y modd yr ydym yn storio eich gwybodaeth bersonol
  3. Y modd yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol
  4. I bwy y gallem drosglwyddo’ch gwybodaeth

Mae’n ofynnol i bob aelod o staff lofnodi’r datganiad hwn er mwyn cadarnhau ei fod yn ymwybodol o’r polisi, ac yn ei dderbyn.

 

  1. YR WYBODAETH YR YDYM YN EI CHASGLU GENNYCH CHI

Ffurflenni Blynyddol gan ein Heglwysi

Bob blwyddyn rydym yn casglu gwybodaeth gan ein heglwysi. Mae hyn yn cynnwys manylion cyswllt (enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost) ar gyfer swyddogion yr eglwys. Rydym yn cadw’r data hyn at ddibenion cysylltu ag eglwysi sy’n aelodau o’r Undeb a Gweinidogion achrededig yr Undeb.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu’r data hyn: Diddordeb cyfreithlon.

Fodd bynnag, byddwn yn ceisio cydsyniad penodol i wneud y canlynol:

cyhoeddi manylion yn y Llawlyfr Blynyddol sydd ar gael i’w brynu gan eglwysi’r Undeb ac sy’n cael ei ddosbarthu i’r rheiny a restrir yn Atodiad A, a

rhannu manylion cyswllt â thrydydd partïon/ceisiadau allanol sy’n gysylltiedig â’r eglwys (e.e. trefnwyr angladdau)

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu’r data hyn: Cydsyniad ysgrifenedig.

Gwybodaeth gan unigolion ac eglwysi mewn perthynas â phrosesu achrediad gweinidogol, ceisiadau am grantiau, ceisiadau am swyddi, a thaliadau

Gwybodaeth bersonol fanwl, e.e. enwau, rhyw, oedran, statws priodasol

Gwybodaeth bersonol ychwanegol y gofynnir amdani wrth wneud cais am gyflogaeth neu weinidogaeth achrededig, e.e. addysg a hanes cyflogaeth, y daith i Weinyddiaeth.

Geirdaon Personol a Phroffesiynol, gwybodaeth gan y DBS

Manylion banc, manylion yswiriant gwladol, manylion Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi, lle y bônt yn ofynnol

Efallai y byddwn yn cael gwybodaeth gan aelodau o unrhyw enwad neu Undeb Bedyddwyr yn y DU neu dramor sy’n perthyn i Gymrodoriaeth Bedyddwyr Ewrop, Cynghrair Bedyddwyr y Byd neu Gyngor Eglwysi’r Byd, neu gan sefydliadau addysgol, enwadau neu sefydliadau partner eraill yr eglwys.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu’r data hyn: Diddordeb cyfreithlon

Gwybodaeth gan unigolion mewn perthynas â darparu cymorth bugeiliol

Bydd cofnod ysgrifenedig fel arfer yn cael ei gadw o unrhyw gyfarfodydd, gan gynnwys unrhyw wybodaeth y gallech ei rhannu â ni.

Copïau o ohebiaeth ysgrifenedig y byddwch yn ei hanfon atom

Gwybodaeth gan bartïon perthnasol eraill, e.e. mentor, Uwch-arolygydd y Gymdeithas

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu’r data hyn: Diddordeb cyfreithlon

Gwybodaeth gan unigolion i hyrwyddo neu amlygu gwaith yr Undeb a’i heglwysi

Lluniau neu fideos i’w defnyddio yn ein cyhoeddiadau a/neu ar ein gwefan.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu’r data hyn: Cydsyniad Ysgrifenedig. Fodd bynnag, pan fyddwn yn defnyddio ffotograffau neu fideos o gynadleddau, seminarau neu gyfarfodydd, byddwn yn gwneud trefniadau priodol i roi gwybod i’r rhai sy’n bresennol y gellid defnyddio’r deunyddiau sy’n deillio o’r digwyddiad i amlygu gwaith yr Undeb/Eglwysi, ac y dylai unrhyw un sy’n bresennol nad yw’n dymuno ymddangos mewn ffotograffau neu ffilmiau roi gwybod i’r Undeb am hynny.

Gwybodaeth mewn perthynas â chwynion

Bydd cofnod ysgrifenedig yn cael ei gadw o’r gwynion a geir.

Y Wefan a’r Cyfryngau Cymdeithasol

Gellir defnyddio cwcis i storio gwybodaeth amdanoch chi a’ch gweithgarwch ar-lein. Os byddwch yn dymuno dileu unrhyw gwcis sydd eisoes yn bodoli ar eich cyfrifiadur, darllenwch y cyfarwyddiadau ar gyfer eich meddalwedd rheoli ffeiliau i ddod o hyd i’r ffeil neu’r cyfeiriadur sy’n storio’r cwcis. Os byddwch yn dymuno cyfyngu ar gwcis porwr gwe sydd wedi’u gosod ar eich dyfais, neu eu blocio’n gyfan gwbl, gallwch wneud hyn trwy osodiadau eich porwr; dylai swyddogaeth cymorth eich porwr ddweud wrthych sut i wneud hyn. Fel arall, ewch i www.aboutcookies.orgsy’n cynnwys gwybodaeth gynhwysfawr am sut i wneud hyn ar amrywiaeth eang o borwyr bwrdd gwaith.

  1. BLE YR YDYM YN STORIO EICH GWYBODAETH BERSONOL?

Rydym wedi ymrwymo i storio’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel. Mae hyn yn golygu mai dim ond yr aelodau hynny o’n staff y mae angen iddynt weld eich gwybodaeth bersonol  a all ei chyrchu.

Caiff gwybodaeth ei storio ar gyfrifiaduron, ar bapur, neu’r ddau.

Mae pob cyfrifiadur wedi’i ddiogelu gan gyfrinair. Mae gwybodaeth gyfrinachol wedi’i hamgryptio.

Caiff ffeiliau papur sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol eu storio mewn cypyrddau dan glo, a chaiff yr allweddi eu cadw’n ddiogel.

Cedwir gwybodaeth bersonol hyd nes nad oes ei hangen mwyach, a chedwir gwybodaeth ariannol am saith mlynedd.

  1. AT BA DDIBEN YR YDYM YN DEFNYDDIO EICH GWYBODAETH BERSONOL?

Y gronfa ddata: Dim ond staff y swyddfa a all gyrchu’r gronfa ddata, a chaiff ei defnyddio i gynorthwyo’r Undeb i gyfathrebu’n effeithiol â’i Gweinidogion a’i heglwysi.

Y Llawlyfr Blynyddol: Cynorthwyo’r Undeb, eglwysi a Chymdeithasau i rwydweithio a chyfathrebu’n effeithiol

Prosesu ceisiadau am Achrediad Gweinidogol

Prosesu Bwrsariaethau Myfyrwyr

Prosesu Ceisiadau am Grantiau (fel arfer Eglwysi a Chymdeithasau)

Anfon gwybodaeth at Weinidogion, Eglwysi a Chymdeithasau, a Phriod Diweddar Weinidogion.

  1. I BWY YR YDYM YN TROSGLWYDDO EICH GWYBODAETH?

Mewn ymateb i geisiadau penodol gan aelodau’r eglwys, byddwn yn trosglwyddo manylion cyswllt ar gyfer Ysgrifenyddion Eglwysi, Gweinidogion Achrededig a Gweithwyr Eglwysi oni bai eich bod wedi gofyn yn benodol i ni beidio â rhannu eich manylion.

O ran materion achredu – aelodau o unrhyw enwad neu Undeb Bedyddwyr yn y DU neu dramor sy’n perthyn i Gymrodoriaeth Bedyddwyr Ewrop, Cynghrair Bedyddwyr y Byd neu Gyngor Eglwysi’r Byd, neu gan sefydliadau addysgol, enwadau neu sefydliadau partner eraill yr eglwys, lle y bo’n briodol. Ni fydd gwybodaeth o’r fath yn cael ei hanfon y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd heb eich cydsyniad penodol.

Sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau i ni (megis y Panel Diogelu Cydenwadol)

Gwasanaethau’r gyflogres

Gall achosion godi pan fydd yn ofynnol i ni ddatgelu data personol yn ôl y gyfraith, er enghraifft, gorchymyn llys, awdurdod lleol.

Materion sy’n ymwneud â phlant neu bobl sy’n agored i niwed. Mewn achosion o’r fath, bydd y materion bob amser yn cael eu trafod â’r swyddog perthnasol o’r Panel Diogelu Cydenwadol.

Pobl eraill a allai ofyn am wybodaeth gennym ar gyfer eu dibenion eu hunain: awdurdodau lleol, yr heddlu, y gwasanaeth tān, adrannau’r llywodraeth, awdurdodau iechyd, ymarferwyr meddygol. Byddai ceisiadau gan yr asiantaethau hyn yn cael eu hystyried fesul achos, yn unol â chyfraith diogelu data.

Unrhyw geisiadau eraill am fanylion cyswllt cyffredinol sy’n ymwneud â gwaith yr eglwys, ond dim ond lle y rhoddwyd caniatâd.

Nid ydym yn datgelu eich gwybodaeth at ddibenion marchnata neu fasnachol.

  1. GWYBODAETH GYFRINACHOL

Os byddwch wedi rhoi gwybodaeth i ni yn gyfrinachol, byddwn yn ei chadw’n gyfrinachol. Mae hyn yn golygu y byddwn yn ei storio’n ddiogel ac na fyddwn yn ei rhannu â phartïon eraill oni bai eich bod wedi rhoi caniatâd penodol i ni wneud hynny, neu fod yna orchymyn llys neu ddyletswydd statudol arnom i’w datgelu. Lle na fyddwn yn gallu darparu ein gwasanaethau neu gymorth i chi oni bai ein bod yn gallu rhannu’r wybodaeth hon ag eraill, byddwn yn ei gwneud yn ofynnol i unrhyw wybodaeth y byddwn yn ei rhannu gael ei chadw’n gyfrinachol gan yr unigolion eraill hynny. Efallai y byddwn yn cael gwybodaeth gyfrinachol gan eraill, yn arbennig at ddibenion achredu neu gymorth bugeiliol ar gyfer Gweinidogion. Mewn achosion o’r fath, efallai na fyddwn yn gallu rhannu’r wybodaeth neu’r ffynhonnell â chi.

  1. EICH HAWLIAU

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â’r data personol a gedwir amdanoch. Gallwch ofyn am gopi o’r data personol a gedwir, ynghyd â’r modd y cânt eu prosesu. Mae gennych hefyd yr hawl i ddiweddaru, diwygio a chyfyngu eich data personol, neu’r hawl i dynnu eich cydsyniad i’w prosesu yn ôl, ynghyd â’r hawl i ddileu eich data yn llwyr. Os byddwch yn dymuno arfer eich hawliau, cysylltwch ag Undeb Bedyddwyr Cymru, Y Llwyfan, Ffordd y Coleg, Caerfyrddin SA31 3EQ. 01267 245660 mennajones@ubc.cymru

  1. GOFYNION CEISIADAU GWRTHRYCH AM WYBODAETH

Bydd ceisiadau am wybodaeth yn cael eu prosesu cyn pen un mis calendr, a hynny yn rhad ac am ddim.

  1. CYSYLLTU Â NI

Mae croeso i chi gysylltu â ni os oes gennych unrhyw ymholiadau mewn perthynas â’r Datganiad Preifatrwydd hwn, a hynny yn y cyfeiriad canlynol:

Undeb Bedyddwyr Cymru

Y Llwyfan

Caerfyrddin

SA31 3EQ

01267 245660

 

mennajones@ubc.cymru

  1. CWYNION

Os ydych yn pryderu ynghylch y ffordd yr ymdrinnir â’ch gwybodaeth, yna cysylltwch ag Undeb Bedyddwyr Cymru, Y Llwyfan, Ffordd y Coleg, Caerfyrddin SA31 3EQ, yn y lle cyntaf.

Ffôn:  01267 245660 E-bost: mennajones@ubc.cymru

Os byddwch yn parhau i fod yn anfodlon â’r canlyniad, yna gallwch gyfeirio’r mater i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth trwy’r wefan, https://ico.org.uk/concerns/handling/, neu ffonio’r llinell gymorth ar 0303 123 1113.

  1. NEWIDIADAU I’R DATGANIAD HWN

Efallai y bydd y datganiad hwn yn newid. Bydd y Datganiad cyfredol yn cael ei arddangos ar ein gwefan ac yn ein swyddfa.

Atodiad A

Coleg y Bedyddwyr, Caerdydd

Y Coleg Gwyn

Panel Diogelu Cydenwadol

 

Grŵp yr Eglwysi Rhydd

Cymrodoriaeth Bedyddwyr Ewrop

Cynghrair Bedyddwyr y Byd

Undeb Bedyddwyr Prydain Fawr

BMS

Cytûn (Eglwysi Ynghyd yng Nghymru)

Eglwys Bresbyteraidd Cymru

Undeb yr Annibynwyr Cymraeg

Pedair Tudalen (y Cylchlythyr Wythnosol Cydenwadol)

Llyfrgell Genedlaethol Cymru

Coleg Regent’s Park

Y Llyfrgell Brydeinig

Asiantaeth y Llyfrgelloedd Adneuo Cyfreithiol

Adnod y dydd

Linciau